Kontraktstyring –med fuld kontrolover hele livscyklussen

Kontraktstyring kan lyde kedeligt, men det er ikke lige så kedeligt, som når kontrakter går tabt, eller du misser en fornyelse eller opsigelse. 

Book demo Kontakt os

Baggrund

Omkring 80 % af alle business-to-business transaktioner er baseret på juridisk bindende kontrakter. De fleste indeholder klausuler og betingelser, der skal styres for at øge afkastet, minimere omkostningerne og risikoen. Alligevel mangler mange virksomheder en proces til aktiv kontraktstyring. Kontrakterne ligger ofte på en filserver eller i et arkivskab, hvor de ikke kan komme med påmindelser, inden der opstår problemer eller gyldighedsperioden er udløbet.

Det er ikke længere nok at kunne fremvise en underskrevet kontrakt, når en revisor beder om det. Organisationer vil i stigende grad skulle bevise, at de har kontrol over hele deres kontraktproces. Det omfatter oprettelsen samt arkiveringen og styringen, hvis man skal opfylde kravene fra f.eks. U.S. SOX (Sarbanes-Oxley Act) eller EuroSOX.  

De fem vigtigste faktorer i kontraktstyring

Da vi designede CANEA Document, et af de fem moduler i CANEA ONE, overvejede vi disse fem vigtige elementer i al kontraktstyring:

  • Overblik over alle kontrakter
  • Effektiv oprettelse og styring
  • Advarsler og påmindelser
  • Sikkerhed og opbevaring
  • Styring i hele livscyklussen
    Ved hjælp af kontraktstyringen i 
Ved hjælp af kontraktstyringen i CANEA ONE har vi nu mulighed for at imødekomme organisationens informationsbehov, og ledelsen er ikke længere så afhængig af menneskelig interaktion, som den var før. Derudover er det meget nemmere at finde rundt i alle kontrakterne.
Helen Hagberg, Fristads AB

Almindelige problemer i kontraktstyring

Det er meget almindeligt, at en organisation har flere forskellige kontraktstyringssystemer, og alligevel ingen effektiv kontraktproces. Og der mangler ofte en metode til at sikre, at kontrakterne fornys eller opsiges rettidigt – der kommer ingen påmindelser. Det fører så til dårlig service, manglende leverancer og unødvendige omkostninger.

Andre problemer, vi har set gennem årene:

  • Den forkerte version af kontrakten sendes ud til underskrift på grund af manglende versionsstyring.
  • Uklart, hvem der ejer forholdet i en kontakt, og hvem der er ansvarlig for kontrakten.
  • Svært at afgøre, om en kontrakt skal fornyes, opsiges eller tilpasses og i givet fald hvor langt man er kommet i processen.
  • Blødere værdier og historik knyttet til kontrakten – såsom e-mails – “forsvinder”, når kontrakten er underskrevet, da oplysningerne ikke bliver gemt.
  • Det kan være svært at forstå formuleringer i kontrakter af ældre dato.
  • Svært at opretholde en fælles og kvalitetssikret proces. 

Så kan vi hjælpe dig

Fortvivl ikke – vi har løsningen på problemerne ovenfor. Vores virksomhedsstyringssystem CANEA ONE gemmer alle kontrakter ét sted og gør dem søgbare på metadata. Det gælder alt fra kontrakter med leverandører, kunder, ansatte og partnere, GDPR-kontrakter og tavsheds-/NDA-kontrakter (Non-Disclosure Agreement). Deadlines for kontraktfornyelser og opsigelser dokumenteres pr. kontrakt, og rykkere udsendes til de involverede parter. Nye versioner aktiverer advarsler, så alle involverede parter ved, hvad der sker.  CANEA ONE har flere fordele: 

Standardiserer oprettelsen af nye kontrakter og gør igangsættelse og oprettelse nemmere med skabeloner. Altid adgang til den seneste version. Giver både højere kvalitet i kontrakten og sikrer, at regler bliver overholdt ved hjælp af gennemgangs- og godkendelsesprocesser.
En mere automatiseret proces hele vejen fra oprettelse, henvisning og signering til opdatering, opfølgning og til sidst arkivering. Strømliner og sikrer nem overholdelse af den aftalte kontraktproces og alle faser af livscyklussen.
Automatisk kontraktovervågning og opfølgning med rykkere inden genforhandling og opsigelse. Administrer kontraktperioder, opsigelsesfrister og overvågningsdatoer og få fuld kontrol over, hvornår kontrakter udløber eller skal fornys.
Sikker opbevaring af alle kontrakter. Indstilling for læse- og skriverettigheder styrer adgangen til aftaler på både rolle- og individniveau. Understøtter både kladde- og versionshåndtering. Fuld sporbarhed af alle ændringer og kommentarer omkring kontrakten.
Filtrer, kategoriser og sorter kontrakter på den måde, du vil, og find nemt kontrakter frem med effektive søgefunktioner. Giver fuld kontrol og overblik over alle dine kontrakter gennem overskuelige rapporter og dashboards.
TEKNOLOGI

Fordele for dig, der bruger CANEA ONE

Du får en samlet løsning til kontraktstyring, der er integreret i ledelsessystemet, og som er nem at vedligeholde og ændre, når det er nødvendigt.

  • Fuld kontrol over, hvem der underskrev hvilken kontrakt og hvornår.
  • Fuld kontrol over, hvornår kontrakten udløber eller skal fornys.
  • Nem adgang til alle kontrakter fra ét sted.
  • Forsinket fornyelse eller unødvendige omkostninger i forbindelse med kontraktopsigelse hører fortiden til.

Alle følger den fælles proces for udarbejdelse og opfølgning på kontrakter.  
Samlet set giver det øget indtjening samt reducerede risici og unødvendige omkostninger. Til gavn for både arbejdsmiljøet og omdømmet.  

it-losningar-avtalshantering-canea-kan-avtalshant
ERFARING

CANEA er mestre i kontraktstyring

For at kontraktstyringen skal blive en succes, skal måden at arbejde på tilpasses din organisations behov og situation med hensyn til f.eks. ressourcer, aktiviteter og information. Vi har mange års erfaring med kontraktstyring og tilbyder ikke kun en komplet IT-løsning, men også viden i form af kurser og kyndige konsulenter.

Læs mere

Nogle af vores kunder

Siden starten har vi hjulpet hundredvis af organisationer med at blive mere effektive og lønsomme. Her er nogle eksempler på dem, vi har arbejdet med indtil videre.

IT-Boka-Demo-modul-Woman

Book en demo

Udfyld formularen for at bestille en personlig demo.