Fem råd, der reducerer spildtid
Folk gør ikke altid, hvad man beder dem om. Det er et faktum både i familien og i mange organisationer. Ofte har det ikke noget at gøre med uvilje eller den indsats, det kræver at udføre opgaven. Det kan mange af os genkende fra vores egne erfaringer. Så hvad kan ellers være den underliggende årsag til denne adfærd?
Når jeg arbejder som ledelseskonsulent sammen med virksomheder i forskellige størrelser og sektorer, har jeg fået en hel del indsigt i, hvilke udfordringer der kan forårsage disse problemer.
For eksempel:
- De oplysninger, du har brug for, er spredt på forskellige øer, såsom C-drevet, intranettet eller andre systemer.
Konsekvensen er: Du mister tid på at søge og kan ikke være sikker på, at du har de korrekte og nyeste oplysninger.
- De tilgængelige instruktioner indeholder for meget information at fordøje. Det er svært at finde ud af, hvad der er minimumskravene til de ting, man skal gøre.
Konsekvenser: Du ender med at blive træt og forvirret, hvilket betyder, at du mister interessen, begynder at skære hjørner eller endnu værre begynder at begå fejl.
- Den platform, der bruges til ledelsessystemet, er svær at vedligeholde, holde opdateret og kan kræve ekstern hjælp til at omkonfigurere.
Konsekvenser: Det bliver dyrt for dig at have et opdateret system, når der er brug for ændringer i skabeloner, tilføjelse/fjernelse af roller, eller når der sker en omorganisering.
Kan vi så gøre noget ved ovenstående? Ja, det kan vi. Lad mig komme med nogle råd:
For eksempel:
- De oplysninger, du har brug for, er spredt på forskellige øer, såsom C-drevet, intranettet eller andre systemer.
Konsekvensen er: Du mister tid på at søge og kan ikke være sikker på, at du har de korrekte og nyeste oplysninger.
- De tilgængelige instruktioner indeholder for meget information at fordøje. Det er svært at finde ud af, hvad der er minimumskravene til de ting, man skal gøre.
Konsekvenser: Du ender med at blive træt og forvirret, hvilket betyder, at du mister interessen, begynder at skære hjørner eller endnu værre begynder at begå fejl.
- Den platform, der bruges til ledelsessystemet, er svær at vedligeholde, holde opdateret og kan kræve ekstern hjælp til at omkonfigurere.
Konsekvenser: Det bliver dyrt for dig at have et opdateret system, når der er brug for ændringer i skabeloner, tilføjelse/fjernelse af roller, eller når der sker en omorganisering.
Kan vi så gøre noget ved ovenstående? Ja, det kan vi. Lad mig komme med nogle råd:
- Sørg for, at du har et system, der er det naturlige udgangspunkt for brugeren, og at det har en god understøttelse af søgefunktioner, tagging osv.
- Vær klar over, hvad der er minimumskravene til brugeren, og angiv dette i starten af hvert dokument. Lad de øvrige oplysninger følge som valgfri information eller/og som appendiks.
- Gå ikke i den fælde at få et system, der kræver en masse ekstern support for at blive opdateret. Det skal være nemt at vedligeholde og konfigurere.
- Hav et system på plads, der håndterer nye opdateringer og revisioner, så alle kan stole på det nyeste og bedste.
- Skab interaktivitet med brugerne, og sørg for, at de nemt kan sende feedback til den, der er ansvarlig for dokumentet, processen eller lignende.
